ハンズオンガイド生成AI業務活用研修

AIに頼む前に、自分ならどう頼むかを書いておきます。STEP 3で、自分の頼み方に足りなかった要素を見つけるためです。

1. 01_演習データ/演習1_シナリオカード.txtをメモ帳で開き、メンテナンスの情報を読みます。
2. メモ帳で新しいファイルを開き、自分ならCopilot Chatにどう頼むかを1〜3行で書きます。
3. 作業用/演習1_メモ.txtという名前で保存します。

新しいチャットで、1行だけの依頼を送ります。情報を渡さずに頼むと、AIが何を補って書くかを見るためです。

施設予約システムのメンテナンスのお知らせを書いてください。

• 出力の日時、止まる画面、問い合わせ先を、シナリオカードと比べた
• カードと違う点か、カードにない点の数をメモに書いた

指示、背景、条件、出力形式の4つで組んだ依頼文を、新しいチャットで送ります。条件は下の8つの候補から3つ選びます。

• 400字以内にする
• 止まる画面を2つとも書く
• 止まっている間の扱いを書く
• カードにない情報は書かず【要確認】と書く
• 住民への案内文の例を3行で添える
• 敬語は「です・ます」にそろえる
• 日時は曜日つきで書く
• 理由は1文で書く

1. 条件の候補から3つ選びます。
2. 下の文面のコピーを押し、メモ帳に貼ります。
3. <ここにシナリオカードの中身を貼る>を、シナリオカードの中身に置き換えます。
4. 【条件】の3行を、選んだ候補に置き換えます。
5. 全体をコピーし、新しいチャットに貼って送ります。

【指示】
施設予約システムの定期メンテナンスを知らせるメールの本文を書いてください。

【背景】
宛先は、施設予約システムを利用している自治体の担当者です。担当者は住民からの問い合わせ窓口でもあるため、住民への案内にそのまま使える情報を求めています。メンテナンスの情報は次のとおりです。
<ここにシナリオカードの中身を貼る>

【条件】
・<候補から選んだ条件1>
・<候補から選んだ条件2>
・<候補から選んだ条件3>

【出力形式】
件名を1行、続けて本文。本文の最後に問い合わせ先を書く。記号での装飾はしない。

• メールに、日時、止まる画面2つ、入力途中の予約の扱い、問い合わせ先の4点が入っている
• STEP 2の出力と比べて、選んだ条件が効いた箇所を1つ見つけた

STEP 3と同じチャットで、メールにカードにない内容が入っていないかを、AI自身に確かめさせます。

今のメール本文のなかで、私が渡したメンテナンスの情報に書かれていない内容を使った箇所があれば、すべて挙げてください。なければ「ありません」と答えてください。

• AIが挙げた箇所を、シナリオカードと見比べた
• AIが「ありません」と答えた場合も、電話番号やURLのようなカードにない情報が残っていないかを自分の目で確かめた

AIを開く前に、テンプレートAかBを選び、自分の業務に合わせて書き換える箇所を1つ決めます。書き換える箇所は、下の候補から選びます。

1. 03_テンプレート/エージェント指示文テンプレート.txtをメモ帳で開きます。
2. テンプレートA（月次報告アシスタント）かテンプレートB（問い合わせ回答アシスタント）を選びます。
3. 下の候補から書き換える箇所を1つ選び、メモ帳の指示を書き換えます。

• 読み手（部長会→課内の定例会、お客様の担当者など）
• 字数（300字→200字、400字）
• 段落の構成
• 文体（です・ます→箇条書き中心）

エージェントの作成画面を開き、名前、説明、指示の3つを貼って作ります。この研修のCopilot Chatでは、エージェントに資料のファイルを登録できないため、3つの欄だけで作ります。

1. 左のメニューのエージェントを押し、新しいエージェントを押します。
2. 対話で作る画面が開いたら、右上のスキップを押します。
3. 新機能の案内が表示されたら、了解を押して閉じます。
4. テンプレートの「名前」「説明」「指示」を、それぞれの欄に貼ります。線と■の行は貼りません。
5. 画面の下のWeb 検索を押してオフにします。
6. 右上の作成を押します。

• 作成が終わった画面が表示された
• 左のメニューのエージェントから、作ったエージェントを開ける

作ったエージェントに試しの入力を送り、指示に書いた手順どおりに出力されるかを確かめます。選んだテンプレートの方の文面を送ります。

10月の数字です。売上 1,250万円（前月 1,180万円）、新規契約 3件（前月 1件）、解約 0件（前月 1件）。この数字で月次報告を作ってください。

土曜日に、施設予約システムで同じ時間帯に2件の予約が入ってしまったと住民から連絡がありました。どう回答すればよいでしょうか。

• 指示の「# 手順」に書いた順番で出力された
• 数字が試しの入力と合っている。前月比は試しの入力の数字から自分でも計算した

指示の「# 守ること」の最後に1行足してエージェントを更新し、同じ試しの入力で出力がどう変わるかを見ます。指示を版で管理すると、どの1行が出力を変えたかを追えます。

1. 左のメニューのエージェントを押し、その他のエージェントを押します。
2. エージェント ストアの「自分のエージェント」で、作ったエージェントの…を押し、編集を押します。
3. 指示の「# 守ること」の最後の行の下に、下の1行を貼ります。
4. 右上の更新を押します。
5. STEP 3と同じ試しの入力を送ります。

- 最後に、確認が必要な点を箇条書きで3つまで挙げます。

- 回答の下書きの前に、緊急度を高・中・低で書きます。

• 足した1行の効果が出力に出た
• 更新する前と後の出力の違いを、1行でメモに書いた

Excelで問い合わせログを開き、件数と列を確かめます。AIが件数を書いたときに、元のデータと照らせるようにするためです。

1. 01_演習データ/問い合わせログ_2026年10月.csvをExcelで開きます。
2. A列の列番号を押して選びます。
3. 画面の右下に出るデータの個数を見ます。1行目の列名を除いた数が件数です。
4. 1行目の列名を左から読みます。

• 件数が120件だと確かめた
• 問い合わせ内容と対応内容の列があることを確かめた

AIを開く前に、FAQにまとめるときの観点を候補から1つ選びます。観点によって、同じログからできるFAQが変わります。

• 困りごと別（推奨）
• 製品別
• 種別別

1. STEP 3の文面のコピーを押し、メモ帳に貼ります。
2. <選んだ観点>を、選んだ観点に書き換えます。

新しいチャットで問い合わせログを添付し、STEP 2で埋めた依頼文を送ります。

1. 左のメニューの新しいチャットを押します。
2. +から画像とファイルのアップロードを押し、01_演習データ/問い合わせログ_2026年10月.csvを選びます。
3. メモ帳の依頼文を貼り、送ります。

添付した問い合わせログ（120件）から、よくある問い合わせを5つ選んでFAQにしてください。

【条件】
・<選んだ観点>でまとめ、件数の多い順に5つ選ぶ
・言い回しが違っても、同じ困りごとは1つにまとめる
・回答は、ログの「対応内容」列に書かれていることだけを使う

【出力形式】
表にして、列は「質問」「回答」「件数」「該当する問い合わせ番号（3件まで）」にする。

• FAQが5つあり、件数の多い順に並んでいる
• どのFAQにも、該当する問い合わせ番号が書かれている

1位のFAQに書かれた問い合わせ番号を1つ選び、Excelで探して、元のログの内容がFAQと合っているかを確かめます。

1. 1位のFAQの問い合わせ番号から、1つ選びます。
2. Excelで問い合わせログを開いたまま、WindowsはCtrlキーとFキー、Macはcommandキーとfキーを押します。
3. 検索の欄に問い合わせ番号を入れ、Enterキーを押します。
4. 見つかった行の、問い合わせ内容のセルを押し、上の数式バーで全文を読みます。
5. 同じ行の対応内容のセルを押し、FAQの回答と比べます。

• 選んだ番号の行が見つかった
• その行の問い合わせ内容が、FAQの質問と同じ困りごとだと確かめた

同じチャットで、FAQの回答を住民にそのまま伝えられる言い方に直させます。80字以内に縮めると必要な情報が消えることがあるので、直す前と比べます。

表の「回答」を、自治体の職員が住民にそのまま伝えられる言い方に直してください。1つの回答は80字以内にしてください。

1. 上の文面を、STEP 3と同じチャットで送ります。
2. 直したあとの回答と、直す前の回答を比べ、消えた数字や期限がないかを見ます。
3. ZOOMのチャットに、1行目を「演習5」にして依頼文を投稿します。

• 直したあとの回答に、直す前にあった数字と期限が残っているかを確かめた
• ZOOMのチャットに、1行目が「演習5」の投稿をした

AIを開かずに、3つの質問を読み、どの資料に答えがありそうかを予想して比較表のB列に書きます。予想と答えの根拠を比べると、資料の渡し方の差が見えます。

1. 02_ワークシート/ナレッジ回答の比較表.xlsxをExcelで開き、作業用/ナレッジ回答の比較表_v1.xlsxという名前で保存します。
2. A列のQ1からQ3を読みます。
3. B列のセルを押し、右に出る▼から、答えがありそうな資料を選びます。

新しいチャットで、01から03の3つの資料を添付し、3つの質問を送ります。答えと根拠の資料名と見出しを、比較表のC列とD列に写します。

1. 左のメニューの新しいチャットを押します。
2. +から画像とファイルのアップロードを押し、01_演習データ/業務ナレッジの01、02、03の3つを選びます。
3. 下の文面を貼って送ります。
4. 答えの要点と、根拠の資料名と見出しを、比較表のC列とD列に写します。

添付した資料だけを根拠に、次の3つの質問に答えてください。資料に書かれていない場合は「資料に記載なし」と答えてください。答えごとに、根拠にした資料の名前と見出しを書いてください。

Q1 年度切替の作業は、何営業日前までにお客様へ連絡しますか。
Q2 土曜日の10時に、住民向けの予約画面が全団体で表示されないと連絡がありました。優先度と、最初の回答までの目標時間を教えてください。
Q3 施設予約システムの来年度の料金改定の予定を教えてください。

• Q1からQ3の答えと根拠を、比較表のC列とD列に写した
• Q3の答えが「資料に記載なし」になっているかを確かめた

新しいチャットで、3つの資料を1つにまとめた業務ナレッジ_まとめ.docxだけを添付し、STEP 2と同じ文面を送ります。答えと根拠を、比較表のE列とF列に写します。

1. 左のメニューの新しいチャットを押します。
2. +から画像とファイルのアップロードを押し、01_演習データ/業務ナレッジ/業務ナレッジ_まとめ.docxを選びます。
3. STEP 2と同じ文面を貼って送ります。
4. 答えの要点と、根拠の資料名と見出しを、比較表のE列とF列に写します。

• Q1からQ3の答えと根拠を、比較表のE列とF列に写した
• STEP 2と比べて、根拠の書き方が違う箇所を1つ見つけた

比較表のC列からF列を見比べ、自分の業務で資料を渡すときの渡し方を選び、理由を1文で書きます。

1. G列に、STEP 2とSTEP 3で違った点を1つずつ書きます。
2. 12行目の「渡し方」のセルを押し、▼から渡し方を選びます。
3. 13行目の「理由」に、選んだ理由を1文で書きます。
4. 上書き保存します。

• 渡し方を選び、理由を1文で書いた